还在通过电子邮件管理散客预订？酒店有更好的选择
许多酒店仍通过电子邮件手动处理合同FIT预订，导致延误、错误和预订团队的不必要工作量。以下是
如果您从事酒店预订工作，这个过程可能感觉很熟悉。
收到来自签约FIT合作伙伴的电子邮件。预订团队手动检查可用性和房价。预订输入PMS。通过电子邮件发送确认信息。
然后下一个请求到来，循环全天重复。
尽管酒店业经历了快速的数字化转型，许多酒店仍通过手动电子邮件工作流程管理自由独立旅行者（FIT）预订。对于处理高预订量的预订团队来说，这每天可能耗费数小时。
我对此有切身体会，因为我的酒店职业生涯就是从预订运营开始的。我每天大部分时间都在处理FIT预订邮件，并手动将预订逐一录入PMS。除了重复性的工作负担，这也意味着花在宾客互动、交叉销售机会以及更高价值的运营任务上的时间更少。
现实情况是，FIT业务对酒店来说在商业上仍然重要，但在运营上，许多团队仍在用为另一时代建立的流程来管理它。
FIT 预订的运营挑战
尽管酒店行业持续推动动态定价模式，FIT 和静态价格协议仍然是许多酒店分销策略的重要组成部分。酒店继续与选定的需求合作伙伴协商合同价格，例如：
- 旅游运营商
- 差旅管理公司
- 床源供应商
- 批发分销商
这些合作伙伴关系推动了有价值的生产和市场覆盖。
然而，虽然通过渠道管理器和PMS集成，OTA预订大多已实现自动化，但许多酒店的FIT预订仍通过电子邮件通信手动处理。
这带来了几项运营挑战：
- 延迟预订确认
- 手动输入错误的增加风险
- 重复预订或遗漏请求
- 预订团队效率降低
- 预订工作流程中的可见性有限
对于团队精简且预订量不断增长的酒店来说，这些低效问题变得越来越难以管理。
管理自由独立旅行（FIT）预订的更好方法
好消息是，酒店不一定需要新系统、昂贵的自动化项目或冗长的IT实施来解决这个问题。
如果酒店已经使用渠道管理器并以电子方式管理动态价格，那么 FIT 预订自动化的基础设施在很大程度上已经存在。
缺失的环节是酒店与签约需求合作伙伴之间的直接连接。
在HyperGuest，我们最近与Archipelago Hotels和WebBeds合作，通过HyperGuest合同集成自动化处理了合同FIT价格预订。
合同约定的 FIT 价格仅加载在 HyperGuest 平台上，且仅允许经批准的需求合作伙伴访问，完全符合双方的商业协议。
结果是：
- FIT 预订现在实时直接流入 PMS
- 预订确认自动生成
- 预订团队不再需要手动处理电子邮件请求
- 需求合作伙伴收到即时预订确认和实时可用性访问
在运营上，该流程现在类似于通过渠道管理器进行的标准OTA预订流程，但针对的是合同FIT业务。
这对酒店运营为何重要
对于预订团队来说，其影响远不止减少手动工作量。
当团队花费更少时间处理FIT电子邮件和手动输入预订时，他们可以专注于创造更大商业价值的活动，包括：
- 客人参与
- 升级销售机会
- 更快的响应时间
- 直接销售支持
- 收益优化
与此同时，需求方合作伙伴也通过以下方式受益于更顺畅、更可靠的预订体验：
- 实时确认
- 更快的周转时间
- 提高库存可见性
- 更高的预订信心
这有助于在酒店与其签约分销合作伙伴之间建立更强的运营关系。
行业正迈向自动化
酒店业持续面临提高运营效率的压力，同时要管理更精简的团队和不断上升的客人期望。
对许多酒店来说，通过电子邮件手动处理FIT预订已不再是可扩展的运营流程。它增加了行政工作量，减慢了响应时间，并在酒店及其分销合作伙伴之间制造了不必要的摩擦。
酒店已经通过渠道管理器、CRS连接和PMS集成将其分销生态系统的很大一部分自动化。自由行预订不应与此变革脱节。
最后的想法
FIT业务对酒店一直具有商业价值。然而，许多预订团队仍通过高度手动的工作流程管理它，耗费时间并造成不必要的运营摩擦。
如今正在现代化这一流程的酒店不仅减少了行政工作量，还创造了更快的预订体验、更强的合作伙伴关系和更可扩展的分销运营。
自动化 FIT 预订工作流程的技术已经存在。真正的问题是，酒店还希望其预订团队花多少时间在收件箱里处理事务，而不是专注于客人和收入机会？