هل ما زلت تدير حجوزات المسافرين المستقلين عبر البريد الإلكتروني؟ الفنادق لديها خيار أفضل

إذا كنت تعمل في حجوزات الفنادق، فربما تبدو هذه العملية مألوفة لك.

يصل بريد إلكتروني من شريك FIT متعاقد. يتحقق فريق الحجوزات يدويًا من التوفر والأسعار. يتم إدخال الحجز في نظام إدارة الفنادق (PMS). يتم إرسال تأكيد مرة أخرى عبر البريد الإلكتروني.

ثم يأتي الطلب التالي وتتكرر الدورة طوال اليوم.

على الرغم من التحول الرقمي السريع في قطاع الضيافة، لا تزال العديد من الفنادق تدير حجوزات FIT (المسافرين المستقلين) من خلال سير عمل يدوي عبر البريد الإلكتروني. بالنسبة لفرق الحجوزات التي تتعامل مع أحجام حجوزات عالية، يمكن أن يستهلك هذا ساعات كل يوم.

أعرف هذا بشكل مباشر لأنني بدأت مسيرتي المهنية في مجال الضيافة في عمليات الحجوزات. كان جزء كبير من يومي مخصصًا لإدارة رسائل البريد الإلكتروني لحجوزات FIT وإدخال الحجوزات يدويًا في نظام إدارة الممتلكات واحدًا تلو الآخر. إلى جانب عبء العمل المتكرر، كان ذلك يعني أيضًا وقتًا أقل للتفاعل مع الضيوف وفرص البيع الإضافي والمهام التشغيلية ذات القيمة الأعلى.

الحقيقة هي أن أعمال FIT لا تزال مهمة تجارياً للفنادق، ولكن من الناحية التشغيلية، لا تزال العديد من الفرق تديرها بعمليات بنيت لحقبة أخرى.

التحدي التشغيلي مع حجوزات FIT

على الرغم من أن صناعة الضيافة تواصل التوجه نحو نماذج التسعير الديناميكي، إلا أن اتفاقيات FIT والأسعار الثابتة لا تزال جزءاً مهماً من استراتيجيات التوزيع للعديد من الفنادق. لا تزال الفنادق تتفاوض على أسعار متعاقد عليها مع شركاء الطلب المختارين مثل:

• منظمو الرحلات
• شركات إدارة السفر
• بنوك الأسرة
• موزعو الجملة

هذه الشراكات تدفع الإنتاج القيّم والوصول إلى السوق.

ومع ذلك، في حين أن حجوزات OTA أصبحت آلية إلى حد كبير من خلال مديري القنوات وتكاملات PMS، فإن حجوزات FIT في العديد من الفنادق لا تزال تُدار يدويًا عبر التواصل عبر البريد الإلكتروني.

يخلق هذا العديد من التحديات التشغيلية:

• تأكيدات الحجز المتأخرة
• زيادة خطر أخطاء الإدخال اليدوي
• حجوزات مكررة أو طلبات مفقودة
• انخفاض كفاءة فرق الحجوزات
• رؤية محدودة عبر سير عمل الحجز

بالنسبة للفنادق التي تعمل بفرق أصغر وأحجام حجوزات متنامية، تصبح هذه الفجوات في الكفاءة صعبة الإدارة بشكل متزايد.

طريقة أفضل لإدارة حجوزات FIT

الخبر السار هو أن الفنادق لا تحتاج بالضرورة إلى أنظمة جديدة، أو مشاريع أتمتة باهظة الثمن، أو تنفيذ تقنية معلومات طويل لحل هذه المشكلة.

إذا كان الفندق يعمل بالفعل مع مدير قنوات ويدير الأسعار الديناميكية إلكترونيًا، فإن البنية التحتية لأتمتة حجوزات FIT موجودة إلى حد كبير بالفعل.

الجزء المفقود هو الاتصال المباشر بين الفندق وشريك الطلب المتعاقد.

في HyperGuest، عملنا مؤخرًا مع Archipelago Hotels وWebBeds لأتمتة معالجة حجوزات أسعار FIT المتعاقد عليها من خلال التكامل المتعاقد لـ Hyperguest.

تم تحميل أسعار FIT المتعاقد عليها حصريًا داخل منصة HyperGuest وجعلها متاحة فقط لشريك الطلب المعتمد، بما يتماشى تمامًا مع الاتفاق التجاري بين الطرفين.

نتيجة لذلك:

• تتدفق حجوزات FIT الآن مباشرة إلى نظام إدارة الفنادق (PMS) في الوقت الفعلي
• يتم إنشاء تأكيدات الحجز تلقائيًا
• لم تعد فرق الحجوزات بحاجة إلى معالجة طلبات البريد الإلكتروني يدويًا
• يتلقى شركاء الطلب تأكيد الحجز الفوري وإمكانية الوصول إلى التوفر المباشر

من الناحية التشغيلية، تعمل العملية الآن بشكل مشابه لتدفق حجز OTA القياسي عبر مدير القنوات ولكن لعمل المسافر المستقل (FIT) المتعاقد عليه.

لماذا هذا مهم لعمليات الفنادق

لفرق الحجوزات، يتجاوز الأثر مجرد تقليل عبء العمل اليدوي.

عندما تقضي الفرق وقتًا أقل في معالجة رسائل البريد الإلكتروني FIT وإدخال الحجوزات يدويًا، يمكنهم التركيز على الأنشطة التي تخلق قيمة تجارية أكبر، بما في ذلك:

• تفاعل الضيوف
• فرص البيع الإضافي
• أوقات استجابة أسرع
• دعم المبيعات المباشرة
• تحسين الإيرادات

في الوقت نفسه، يستفيد شركاء الطلب أيضًا من تجربة حجز أكثر سلاسة وموثوقية من خلال:

• تأكيدات في الوقت الفعلي
• أوقات تسليم أسرع
• تحسين رؤية المخزون
• ثقة أكبر في الحجز

يخلق هذا علاقات تشغيلية أقوى بين الفنادق وشركاء التوزيع المتعاقدين معهم.

الصناعة تتجه نحو الأتمتة

تواصل صناعة الضيافة مواجهة ضغوط لتعمل بكفاءة أكبر أثناء إدارة فرق أصغر وتوقعات ضيوف متزايدة.

بالنسبة للعديد من الفنادق، لم يعد التعامل اليدوي مع حجوزات FIT عبر البريد الإلكتروني عملية تشغيلية قابلة للتوسع. يزيد من عبء العمل الإداري، ويبطئ أوقات الاستجابة، ويخلق احتكاكًا غير ضروري بين الفنادق وشركائها في التوزيع.

لقد قامت الفنادق بالفعل بأتمتة أجزاء كبيرة من نظام التوزيع الخاص بها من خلال مديري القنوات، واتصال CRS، وتكامل PMS. لا ينبغي أن تظل حجوزات FIT منفصلة عن هذا التحول.

أفكار ختامية

كانت أعمال FIT دائمًا ذات قيمة تجارية للفنادق. ومع ذلك، لا تزال العديد من فرق الحجوزات تديرها من خلال سير عمل يدوية كثيفة تستهلك الوقت وتخلق احتكاكًا تشغيليًا غير ضروري.

الفنادق التي تقوم بتحديث هذه العملية اليوم لا تقلل فقط من عبء العمل الإداري، بل تخلق تجارب حجز أسرع، وعلاقات شراكة أقوى، وعمليات توزيع أكثر قابلية للتوسع.

التكنولوجيا لأتمتة سير العمل لحجوزات FIT موجودة بالفعل. السؤال الحقيقي هو إلى متى تريد الفنادق أن تبقى فرق الحجوزات ساعات داخل صندوق البريد الوارد بدلاً من التركيز على الضيوف وفرص الإيرادات.