Namamahala pa rin ng mga FIT Booking sa pamamagitan ng Email? May Mas Magandang Opsyon ang mga Hotel

Kung nagtatrabaho ka sa hotel reservations, malamang pamilyar ang prosesong ito.

Dumating ang isang email mula sa isang kontratadong FIT partner. Manu-manong sinusuri ng team ng reservations ang availability at mga rate. Ang booking ay inilalagay sa PMS. Ang isang kumpirmasyon ay ibinabalik sa pamamagitan ng email.

Pagkatapos ay darating ang susunod na request at paulit-ulit ang cycle sa buong araw.

Sa kabila ng mabilis na digital transformation sa hospitality, maraming hotel ang namamahala pa rin ng mga FIT booking sa pamamagitan ng manu-manong daloy ng email. Para sa mga reservations team na humahawak ng mataas na dami ng booking, maaari itong kumonsumo ng oras araw-araw.

Alam ko ito mismo dahil sinimulan ko ang aking karera sa hospitality sa reservations operations. Malaking bahagi ng aking araw ang ginugol sa pag-manage ng mga FIT booking email at manu-manong pagpasok ng mga reservation sa PMS isa-isa. Higit pa sa paulit-ulit na trabaho, nangangahulugan din ito ng mas kaunting oras na ginugol sa pakikipag-ugnayan sa bisita, mga oportunidad sa upselling, at mga higher-value operational tasks.

Ang katotohanan ay ang FIT na negosyo ay nananatiling mahalaga sa komersyo para sa mga hotel, ngunit sa operasyon, maraming koponan ang namamahala pa rin dito gamit ang mga prosesong itinayo para sa ibang panahon.

Ang Operational na Hamon sa FIT Bookings

Bagama't patuloy na itinutulak ng industriya ng hospitality ang dynamic pricing models, ang FIT at static rate agreements ay nananatiling mahalagang bahagi ng distribution strategies ng maraming hotel. Patuloy na nakikipag-ayos ang mga hotel ng kontratang rate sa mga piling demand partners tulad ng:

• Mga tour operator
• Mga kompanya ng pamamahala ng paglalakbay
• Bed banks
• Wholesale distributors

Ang mga pakikipagsosyong ito ay nagtutulak ng mahalagang produksyon at pag-abot sa merkado.

Gayunpaman, habang ang mga reservation ng OTA ay halos naging automated sa pamamagitan ng channel managers at PMS integrations, ang mga FIT booking sa maraming hotel ay manu-mano pa ring hinahawakan sa pamamagitan ng email communication.

Ito ay lumilikha ng ilang operational na hamon:

• Mga naantalang kumpirmasyon ng booking
• Tumaas na panganib ng mga pagkakamali sa manu-manong pagpasok
• Mga duplicate na booking o mga napalampas na kahilingan
• Nabawasang kahusayan para sa mga reservations team
• Limitadong visibility sa mga booking workflows

Para sa mga hotel na may mas payat na koponan at lumalaking volume ng booking, ang mga kawalan ng kahusayan ay nagiging lalong mahirap pamahalaan.

Isang Mas Mahusay na Paraan upang Pamahalaan ang mga FIT Booking

Ang magandang balita ay hindi naman kailangan ng mga hotel ng mga bagong sistema, mamahaling automation project, o mahabang IT implementation upang malutas ang problemang ito.

Kung ang isang hotel ay nagtatrabaho na sa isang channel manager at namamahala ng mga dynamic rate nang elektroniko, ang imprastraktura para sa FIT booking automation ay kadalasang umiiral na.

Ang nawawalang piraso ay ang direktang koneksyon sa pagitan ng hotel at ng kontratadong demand partner.

Sa HyperGuest, nakipagtulungan kami kamakailan sa Archipelago Hotels at WebBeds upang i-automate ang paghawak ng mga naka-kontratang FIT rate booking sa pamamagitan ng Hyperguest contracted integration.

Ang mga kontratang FIT rate ay na-load nang eksklusibo sa loob ng HyperGuest platform at ginawang accessible lamang sa aprubadong demand partner, ganap na naaayon sa komersyal na kasunduan sa pagitan ng parehong partido.

Bilang resulta:

• Ang mga booking ng FIT ay dumadaloy na ngayon nang direkta sa PMS sa real time
• Ang mga booking confirmation ay awtomatikong nabubuo
• Ang mga reservation team ay hindi na kailangang manu-manong magproseso ng mga email request
• Ang mga demand partner ay tumatanggap ng agarang kumpirmasyon ng booking at live availability access

Operasyonal, ang proseso ngayon ay gumagana katulad ng isang karaniwang daloy ng booking ng OTA sa pamamagitan ng isang channel manager ngunit para sa kontratadong FIT na negosyo.

Bakit Ito Mahalaga para sa mga Operasyon ng Hotel

Para sa mga koponan ng reserbasyon, ang epekto ay higit pa sa pagbabawas ng manu-manong trabaho.

Kapag ang mga koponan ay gumugugol ng mas kaunting oras sa pagpoproseso ng mga FIT email at manu-manong pagpasok ng mga booking, makakapag-focus sila sa mga aktibidad na lumilikha ng mas malaking komersyal na halaga, kabilang ang:

• Pakikilahok ng panauhin
• Mga pagkakataon sa upselling
• Mas mabilis na oras ng pagtugon
• Suporta sa direktang pagbebenta
• Pag-optimize ng kita

Kasabay nito, ang mga demand partner ay nakikinabang din mula sa mas maayos at mas maaasahang karanasan sa pag-book sa pamamagitan ng:

• Real-time na mga kumpirmasyon
• Mas mabilis na oras ng turnaround
• Pinahusay na visibility ng inventory
• Mas malaking kumpiyansa sa pag-book

Lumilikha ito ng mas matibay na ugnayan sa pagpapatakbo sa pagitan ng mga hotel at ng kanilang mga kontratadong kasosyo sa pamamahagi.

Ang Industriya ay Patungo sa Automation

Ang industriya ng hospitality ay patuloy na nahaharap sa presyon upang gumana nang mas mahusay habang pinamamahalaan ang mas payat na koponan at tumataas na inaasahan ng mga bisita.

Para sa maraming hotel, ang manu-manong paghawak ng mga FIT booking sa pamamagitan ng email ay hindi na isang scalable na operational process. Pinapataas nito ang administrative workload, pinapabagal ang mga oras ng pagtugon, at lumilikha ng hindi kinakailangang friction sa pagitan ng mga hotel at ng kanilang mga distribution partner.

Ang mga hotel ay nag-automate na ng malalaking bahagi ng kanilang distribution ecosystem sa pamamagitan ng channel managers, CRS connectivity, at PMS integrations. Ang mga FIT booking ay hindi dapat manatiling disconnected mula sa pagbabagong iyon.

Pangwakas na mga Kaisipan

Ang FIT business ay palaging komersyal na mahalaga para sa mga hotel. Gayunpaman, maraming reservations teams ang namamahala pa rin nito sa pamamagitan ng heavily manual workflows na kumokonsumo ng oras at lumilikha ng hindi kinakailangang operational friction.

Ang mga hotel na nagmo-modernize ng prosesong ito ngayon ay hindi lamang nagbabawas ng administrative workload, sila ay lumilikha ng mas mabilis na karanasan sa pag-book, mas matatag na relasyon sa partner, at mas scalable na operasyon sa pamamahagi.

Ang teknolohiya upang i-automate ang FIT booking workflows ay umiiral na. Ang tunay na tanong ay kung gaano pa katagal gusto ng mga hotel na gugulin ng kanilang reservations teams ang mga oras sa loob ng isang inbox sa halip na tumutok sa mga bisita at mga oportunidad sa kita.