क्या अभी भी ईमेल द्वारा FIT बुकिंग का प्रबंधन कर रहे हैं? होटलों के पास बेहतर विकल्प है

यदि आप होटल आरक्षण में काम करते हैं, तो यह प्रक्रिया शायद परिचित लगती है।

एक अनुबंधित FIT भागीदार से एक ईमेल आता है। आरक्षण टीम मैन्युअल रूप से उपलब्धता और दरों की जाँच करती है। बुकिंग PMS में दर्ज की जाती है। ईमेल द्वारा एक पुष्टिकरण वापस भेजा जाता है।

फिर अगला अनुरोध आता है और चक्र पूरे दिन दोहराता रहता है।

आतिथ्य में तेजी से डिजिटल परिवर्तन के बावजूद, कई होटल अभी भी मैन्युअल ईमेल वर्कफ़्लो के माध्यम से FIT बुकिंग का प्रबंधन करते हैं। उच्च बुकिंग वॉल्यूम संभालने वाली आरक्षण टीमों के लिए, यह हर दिन घंटों का समय ले सकता है।

मैं इसे प्रत्यक्ष रूप से जानता हूँ क्योंकि मैंने अपना आतिथ्य करियर आरक्षण संचालन में शुरू किया था। मेरे दिन का एक बड़ा हिस्सा FIT बुकिंग ईमेल के प्रबंधन और एक-एक करके PMS में आरक्षण दर्ज करने में बीतता था। दोहराए जाने वाले कार्यभार के अलावा, इसका मतलब अतिथि संपर्क, अपसेलिंग के अवसरों और उच्च-मूल्य वाले परिचालन कार्यों पर कम समय बिताना भी था।

वास्तविकता यह है कि FIT व्यवसाय होटलों के लिए व्यावसायिक रूप से महत्वपूर्ण बना हुआ है, लेकिन संचालनात्मक रूप से, कई टीमें अभी भी इसे किसी अन्य युग के लिए बनाई गई प्रक्रियाओं के साथ प्रबंधित कर रही हैं।

FIT बुकिंग के साथ परिचालन चुनौती

हालाँकि आतिथ्य उद्योग गतिशील मूल्य निर्धारण मॉडल की ओर बढ़ रहा है, FIT और स्थिर दर समझौते अभी भी कई होटलों की वितरण रणनीतियों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बने हुए हैं। होटल चयनित मांग भागीदारों के साथ अनुबंधित दरों पर बातचीत करना जारी रखते हैं जैसे:

• टूर ऑपरेटर
• यात्रा प्रबंधन कंपनियां
• बेड बैंक
• थोक वितरक

ये साझेदारियां मूल्यवान उत्पादन और बाजार पहुंच को बढ़ाती हैं।

हालांकि, OTA आरक्षण चैनल मैनेजर और PMS एकीकरण के माध्यम से काफी हद तक स्वचालित हो गए हैं, फिर भी कई होटलों में FIT बुकिंग ईमेल संचार के माध्यम से मैन्युअल रूप से संभाली जाती हैं।

यह कई परिचालन चुनौतियाँ पैदा करता है:

• विलंबित बुकिंग पुष्टिकरण
• मैनुअल प्रविष्टि त्रुटियों का बढ़ा जोखिम
• डुप्लिकेट बुकिंग या छूटे हुए अनुरोध
• आरक्षण टीमों के लिए कम दक्षता
• बुकिंग वर्कफ़्लो में सीमित दृश्यता

पतली टीमों और बढ़ती बुकिंग मात्रा के साथ काम करने वाले होटलों के लिए, ये अक्षमताएं प्रबंधित करना कठिन हो जाती हैं।

FIT बुकिंग प्रबंधित करने का एक बेहतर तरीका

अच्छी खबर यह है कि होटलों को इस समस्या को हल करने के लिए नए सिस्टम, महंगे ऑटोमेशन प्रोजेक्ट या लंबी IT कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।

यदि कोई होटल पहले से ही चैनल मैनेजर के साथ काम करता है और इलेक्ट्रॉनिक रूप से गतिशील दरों का प्रबंधन करता है, तो FIT बुकिंग ऑटोमेशन के लिए बुनियादी ढाँचा काफी हद तक पहले से मौजूद है।

लापता टुकड़ा होटल और अनुबंधित मांग भागीदार के बीच सीधा कनेक्टिविटी है।

HyperGuest में, हमने हाल ही में आर्किपेलागो होटल्स और वेबबेड्स के साथ काम किया ताकि HyperGuest कॉन्ट्रैक्टेड इंटीग्रेशन के माध्यम से अनुबंधित FIT दर बुकिंग के प्रसंस्करण को स्वचालित किया जा सके।

अनुबंधित FIT दरें विशेष रूप से HyperGuest प्लेटफॉर्म के भीतर लोड की गईं और केवल अनुमोदित मांग भागीदार के लिए सुलभ बनाई गईं, जो दोनों पक्षों के बीच वाणिज्यिक समझौते के साथ पूरी तरह से संरेखित थीं।

परिणामस्वरूप:

• FIT बुकिंग अब सीधे PMS में वास्तविक समय में प्रवाहित होती है
• बुकिंग पुष्टिकरण स्वचालित रूप से उत्पन्न होते हैं
• आरक्षण टीमों को अब मैन्युअल रूप से ईमेल अनुरोधों को संसाधित करने की आवश्यकता नहीं है
• माँग भागीदारों को तत्काल बुकिंग पुष्टि और लाइव उपलब्धता तक पहुँच प्राप्त होती है

परिचालन की दृष्टि से, यह प्रक्रिया अब एक चैनल मैनेजर के माध्यम से मानक OTA बुकिंग प्रवाह के समान कार्य करती है, लेकिन अनुबंधित FIT व्यवसाय के लिए।

यह होटल संचालन के लिए क्यों मायने रखता है

आरक्षण टीमों के लिए, प्रभाव केवल मैन्युअल कार्यभार को कम करने से परे है।

जब टीमें FIT ईमेल को संसाधित करने और बुकिंग मैन्युअल रूप से दर्ज करने में कम समय बिताती हैं, तो वे उन गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकती हैं जो अधिक व्यावसायिक मूल्य बनाती हैं, जिनमें शामिल हैं:

• अतिथि जुड़ाव
• अपसेलिंग के अवसर
• तेज़ प्रतिक्रिया समय
• प्रत्यक्ष बिक्री सहायता
• राजस्व अनुकूलन

साथ ही, मांग भागीदारों को भी इसके माध्यम से एक सहज और अधिक विश्वसनीय बुकिंग अनुभव से लाभ होता है:

• रीयल-टाइम पुष्टिकरण
• तेज़ टर्नअराउंड समय
• बेहतर इन्वेंटरी दृश्यता
• अधिक बुकिंग आत्मविश्वास

यह होटलों और उनके अनुबंधित वितरण भागीदारों के बीच मजबूत परिचालन संबंध बनाता है।

उद्योग स्वचालन की ओर बढ़ रहा है

आतिथ्य उद्योग अधिक कुशलता से संचालित करने के लिए दबाव का सामना करना जारी रखता है, जबकि पतली टीमों और बढ़ती अतिथि अपेक्षाओं का प्रबंधन करता है।

कई होटलों के लिए, ईमेल के माध्यम से मैन्युअल रूप से FIT बुकिंग संभालना अब एक स्केलेबल परिचालन प्रक्रिया नहीं है। यह प्रशासनिक कार्यभार बढ़ाता है, प्रतिक्रिया समय को धीमा करता है, और होटलों और उनके वितरण भागीदारों के बीच अनावश्यक घर्षण पैदा करता है।

होटलों ने पहले ही चैनल मैनेजर, CRS कनेक्टिविटी और PMS एकीकरण के माध्यम से अपने वितरण पारिस्थितिकी तंत्र के बड़े हिस्से को स्वचालित कर लिया है। FIT बुकिंग को उस परिवर्तन से अलग नहीं रहना चाहिए।

अंतिम विचार

FIT व्यवसाय हमेशा होटलों के लिए व्यावसायिक रूप से मूल्यवान रहा है। हालांकि, कई आरक्षण टीमें अभी भी भारी मैनुअल वर्कफ़्लो के माध्यम से इसका प्रबंधन कर रही हैं जो समय लेते हैं और अनावश्यक परिचालन घर्षण पैदा करते हैं।

आज इस प्रक्रिया को आधुनिक बनाने वाले होटल न केवल प्रशासनिक कार्यभार को कम कर रहे हैं, बल्कि तेज़ बुकिंग अनुभव, मजबूत साझेदार संबंध और अधिक स्केलेबल वितरण संचालन बना रहे हैं।

FIT बुकिंग वर्कफ़्लो को स्वचालित करने की तकनीक पहले से मौजूद है। असली सवाल यह है कि होटल अपनी आरक्षण टीमों को इनबॉक्स में घंटों बिताने के बजाय मेहमानों और राजस्व के अवसरों पर ध्यान केंद्रित करने में कितना समय देना चाहते हैं।