Hâlâ FIT Rezervasyonlarını E-posta ile mi Yönetiyorsunuz? Otellerin Daha İyi Bir Seçeneği Var

Otel rezervasyonlarında çalışıyorsanız, bu süreç muhtemelen size tanıdık geliyordur.

Sözleşmeli bir FIT ortağından e-posta gelir. Rezervasyon ekibi manuel olarak müsaitlik ve fiyatları kontrol eder. Rezervasyon PMS'e girilir. E-posta ile onay gönderilir.

Ardından bir sonraki istek gelir ve döngü tüm gün tekrarlanır.

Otelcilik sektöründeki hızlı dijital dönüşüme rağmen, birçok otel FIT rezervasyonlarını hala manuel e-posta iş akışlarıyla yönetiyor. Yüksek rezervasyon hacimleriyle uğraşan rezervasyon ekipleri için bu, her gün saatler alabilir.

Bunu ilk elden biliyorum çünkü konaklama kariyerime rezervasyon operasyonlarında başladım. Günümün önemli bir kısmı FIT rezervasyon e-postalarını yönetmek ve rezervasyonları tek tek manuel olarak PMS'e girmekle geçiyordu. Tekrarlayan iş yükünün yanı sıra, misafir etkileşimi, satış fırsatları ve daha yüksek değerli operasyonel görevler için daha az zaman anlamına geliyordu.

Gerçek şu ki, FIT işi oteller için ticari olarak önemli olmaya devam ediyor, ancak operasyonel olarak, birçok ekip hala bunu başka bir dönem için oluşturulmuş süreçlerle yönetiyor.

FIT Rezervasyonlarında Operasyonel Zorluk

Konaklama sektörü dinamik fiyatlandırma modellerine doğru ilerlemeye devam etse de, FIT ve statik ücret anlaşmaları birçok otelin dağıtım stratejisinin önemli bir parçası olmaya devam ediyor. Oteller, seçili talep ortaklarıyla sözleşmeli ücretler müzakere etmeye devam ediyor, örneğin:

• Tur operatörleri
• Seyahat yönetimi şirketleri
• Yatak bankaları
• Toptan dağıtıcılar

Bu ortaklıklar değerli üretim ve pazar erişimini sağlar.

Ancak, OTA rezervasyonları kanal yöneticileri ve PMS entegrasyonları aracılığıyla büyük ölçüde otomatik hale gelirken, birçok otelde FIT rezervasyonları hala e-posta iletişimi yoluyla manuel olarak yönetilmektedir.

Bu, birkaç operasyonel zorluk yaratır:

• Gecikmiş rezervasyon onayları
• Manuel giriş hataları riskinin artması
• Yinelenen rezervasyonlar veya kaçırılan talepler
• Rezervasyon ekipleri için azaltılmış verimlilik
• Rezervasyon iş akışlarında sınırlı görünürlük

Daha küçük ekiplerle çalışan ve artan rezervasyon hacimleriyle başa çıkmaya çalışan oteller için bu verimsizlikler yönetilmesi giderek zorlaşan bir hal alıyor.

FIT Rezervasyonlarını Yönetmenin Daha İyi Bir Yolu

İyi haber şu ki, oteller bu sorunu çözmek için mutlaka yeni sistemlere, pahalı otomasyon projelerine veya uzun IT uygulamalarına ihtiyaç duymuyor.

Bir otel halihazırda bir kanal yöneticisiyle çalışıyorsa ve dinamik fiyatları elektronik olarak yönetiyorsa, FIT rezervasyon otomasyonu için altyapı büyük ölçüde zaten mevcuttur.

Eksik parça, otel ile sözleşmeli talep ortağı arasındaki doğrudan bağlantıdır.

HyperGuest'te, yakın zamanda Archipelago Hotels ve WebBeds ile HyperGuest entegre sözleşmesi aracılığıyla sözleşmeli FIT oran rezervasyonlarının işlenmesini otomatikleştirmek için çalıştık.

Sözleşmeli FIT oranları, yalnızca HyperGuest platformu içinde yüklendi ve yalnızca onaylı talep ortağına erişilebilir kılındı, her iki taraf arasındaki ticari anlaşmayla tam uyumlu.

Sonuç olarak:

• FIT rezervasyonları artık gerçek zamanlı olarak doğrudan PMS'e akıyor
• Rezervasyon onayları otomatik olarak oluşturulur
• Rezervasyon ekiplerinin artık e-posta taleplerini manuel olarak işlemesi gerekmiyor
• Talep ortakları anında rezervasyon onayı ve canlı müsaitlik erişimi alır

Operasyonel olarak, süreç artık bir kanal yöneticisi aracılığıyla standart bir OTA rezervasyon akışına benzer şekilde, ancak sözleşmeli FIT işi için çalışmaktadır.

Bunun Otel Operasyonları İçin Önemi

Rezervasyon ekipleri için etki, manuel iş yükünü azaltmanın ötesine geçiyor.

Ekipler FIT e-postalarını işlemek ve rezervasyonları manuel olarak girmek için daha az zaman harcadıklarında, daha büyük ticari değer yaratan faaliyetlere odaklanabilirler, bunlar dahil:

• Misafir etkileşimi
• Satış artırma fırsatları
• Daha hızlı yanıt süreleri
• Doğrudan satış desteği
• Gelir optimizasyonu

Aynı zamanda, talep ortakları da daha sorunsuz ve daha güvenilir bir rezervasyon deneyiminden şu yollarla faydalanır:

• Gerçek zamanlı onaylar
• Daha hızlı geri dönüş süreleri
• Gelişmiş envanter görünürlüğü
• Daha fazla rezervasyon güveni

Bu, oteller ve sözleşmeli dağıtım ortakları arasında daha güçlü operasyonel ilişkiler yaratır.

Endüstri Otomasyona Doğru İlerliyor

Konaklama sektörü, daha yalın ekipler ve artan misafir beklentilerini yönetirken daha verimli çalışma baskısıyla karşı karşıya kalmaya devam ediyor.

Birçok otel için, FIT rezervasyonlarını e-posta yoluyla manuel olarak yönetmek artık ölçeklenebilir bir operasyonel süreç değil. Bu, idari iş yükünü artırır, yanıt sürelerini yavaşlatır ve oteller ile dağıtım ortakları arasında gereksiz sürtüşme yaratır.

Oteller, dağıtım ekosistemlerinin büyük bölümlerini kanal yöneticileri, CRS bağlantısı ve PMS entegrasyonları aracılığıyla zaten otomatikleştirdi. FIT rezervasyonları bu dönüşümden kopuk kalmamalıdır.

Son Düşünceler

FIT işi, oteller için her zaman ticari olarak değerli olmuştur. Ancak, birçok rezervasyon ekibi hala bunu zaman alan ve gereksiz operasyonel sürtüşme yaratan ağır manuel iş akışlarıyla yönetmektedir.

Bugün bu süreci modernize eden oteller yalnızca idari iş yükünü azaltmakla kalmıyor, aynı zamanda daha hızlı rezervasyon deneyimleri, daha güçlü ortak ilişkileri ve daha ölçeklenebilir dağıtım operasyonları yaratıyor.

FIT rezervasyon iş akışlarını otomatikleştirecek teknoloji zaten mevcut. Asıl soru, otellerin rezervasyon ekiplerinin, misafirlere ve gelir fırsatlarına odaklanmak yerine bir gelen kutusunda saatler geçirmesine ne kadar daha izin vermek istediğidir.