Vous gérez encore les réservations FIT par e-mail ? Les hôtels ont une meilleure option
De nombreux hôtels traitent encore les réservations FIT contractées manuellement par e-mail, ce qui crée des retards, des erreurs et une charge de travail inutile pour les équipes de réservation. Voici h
Si vous travaillez dans les réservations d'hôtels, ce processus vous semble probablement familier.
Un e-mail arrive d'un partenaire FIT contracté. L'équipe des réservations vérifie manuellement la disponibilité et les tarifs. La réservation est saisie dans le PMS. Une confirmation est renvoyée par e-mail.
Puis la prochaine demande arrive et le cycle se répète toute la journée.
Malgré la transformation numérique rapide dans l'hôtellerie, de nombreux hôtels gèrent encore les réservations FIT par le biais de flux de travail par e-mail manuels. Pour les équipes de réservation traitant un volume élevé de réservations, cela peut consommer des heures chaque jour.
Je le sais de première main car j'ai commencé ma carrière dans l'hospitalité dans les opérations de réservations. Une partie importante de ma journée était consacrée à la gestion des e-mails de réservation FIT et à la saisie manuelle des réservations dans le PMS une par une. Au-delà de la charge de travail répétitive, cela signifiait également moins de temps passé sur l'interaction avec les clients, les opportunités de vente incitative et les tâches opérationnelles de plus grande valeur.
La réalité est que le secteur FIT reste commercialement important pour les hôtels, mais opérationnellement, de nombreuses équipes le gèrent encore avec des processus conçus pour une autre époque.
Le défi opérationnel avec les réservations FIT
Bien que l'industrie hôtelière continue de pousser vers des modèles de tarification dynamique, les accords de tarifs FIT et statiques restent une partie importante des stratégies de distribution de nombreux hôtels. Les hôtels continuent de négocier des tarifs contractuels avec des partenaires de demande sélectionnés tels que :
- Opérateurs de voyages
- Sociétés de gestion de voyage
- Banques de lits
- Distributeurs en gros
Ces partenariats génèrent une production et une portée de marché précieuses.
Cependant, bien que les réservations OTA soient largement devenues automatisées grâce aux gestionnaires de canaux et aux intégrations PMS, les réservations FIT dans de nombreux hôtels sont encore gérées manuellement par le biais de communications par e-mail.
Cela crée plusieurs défis opérationnels :
- Confirmations de réservation retardées
- Augmentation du risque d'erreurs de saisie manuelle
- Réservations en double ou demandes manquées
- Efficacité réduite pour les équipes de réservation
- Visibilité limitée à travers les flux de réservation
Pour les hôtels fonctionnant avec des équipes plus réduites et des volumes de réservation croissants, ces inefficacités deviennent de plus en plus difficiles à gérer.
Une meilleure façon de gérer les réservations FIT
La bonne nouvelle est que les hôtels n'ont pas nécessairement besoin de nouveaux systèmes, de projets d'automatisation coûteux ou de longues mises en œuvre informatiques pour résoudre ce problème.
Si un hôtel travaille déjà avec un gestionnaire de canaux et gère des tarifs dynamiques électroniquement, l'infrastructure pour l'automatisation des réservations FIT existe déjà en grande partie.
Le maillon manquant est la connectivité directe entre l'hôtel et le partenaire de demande contracté.
Chez HyperGuest, nous avons récemment travaillé avec Archipelago Hotels et WebBeds pour automatiser le traitement des réservations de tarifs FIT contractés via l'intégration contractée d'Hyperguest.
Les tarifs FIT contractés ont été chargés exclusivement dans la plateforme HyperGuest et rendus accessibles uniquement au partenaire de demande approuvé, entièrement alignés avec l'accord commercial entre les deux parties.
En conséquence :
- Les réservations FIT arrivent maintenant directement dans le PMS en temps réel
- Les confirmations de réservation sont générées automatiquement
- Les équipes de réservation n'ont plus besoin de traiter manuellement les demandes par e-mail
- Les partenaires de demande reçoivent une confirmation de réservation immédiate et un accès à la disponibilité en temps réel
Opérationnellement, le processus fonctionne désormais de manière similaire à un flux de réservation OTA standard via un gestionnaire de canaux mais pour les affaires FIT contractées.
Pourquoi cela compte pour les opérations hôtelières
Pour les équipes de réservation, l'impact va au-delà de la simple réduction de la charge de travail manuelle.
Lorsque les équipes passent moins de temps à traiter les e-mails FIT et à entrer des réservations manuellement, elles peuvent se concentrer sur des activités qui créent une plus grande valeur commerciale, y compris :
- Engagement des clients
- Opportunités de vente incitative
- Temps de réponse plus rapides
- Soutien aux ventes directes
- Optimisation des revenus
En même temps, les partenaires de demande bénéficient également d'une expérience de réservation plus fluide et plus fiable grâce à :
- Confirmations en temps réel
- Des délais de réponse plus rapides
- Visibilité améliorée de l'inventaire
- Confiance accrue dans les réservations
Cela crée des relations opérationnelles plus solides entre les hôtels et leurs partenaires de distribution contractés.
L'industrie se dirige vers l'automatisation
L'industrie hôtelière continue de faire face à la pression d'opérer plus efficacement tout en gérant des équipes plus réduites et des attentes croissantes des clients.
Pour de nombreux hôtels, gérer manuellement les réservations FIT par e-mail n'est plus un processus opérationnel évolutif. Cela augmente la charge administrative, ralentit les temps de réponse et crée des frictions inutiles entre les hôtels et leurs partenaires de distribution.
Les hôtels ont déjà automatisé une grande partie de leur écosystème de distribution grâce aux gestionnaires de canaux, à la connectivité CRS et aux intégrations PMS. Les réservations FIT ne devraient pas rester déconnectées de cette transformation.
Réflexions finales
Le business FIT a toujours été commercialement précieux pour les hôtels. Cependant, de nombreuses équipes de réservation le gèrent encore à travers des flux de travail très manuels qui consomment du temps et créent des frictions opérationnelles inutiles.
Les hôtels qui modernisent ce processus aujourd'hui ne réduisent pas seulement la charge administrative, ils créent des expériences de réservation plus rapides, des relations partenaires plus solides et des opérations de distribution plus évolutives.
La technologie pour automatiser les flux de travail de réservation FIT existe déjà. La vraie question est de savoir combien de temps les hôtels veulent que leurs équipes de réservations passent des heures dans une boîte de réception au lieu de se concentrer sur les clients et les opportunités de revenus.