Ainda Gerenciando Reservas FIT por E-mail? Hotéis Têm uma Opção Melhor

Se você trabalha com reservas de hotéis, esse processo provavelmente parece familiar.

Um e-mail chega de um parceiro FIT contratado.A equipe de reservas verifica manualmente a disponibilidade e as tarifas.A reserva é inserida no PMS.Uma confirmação é enviada de volta por e-mail.

Então a próxima solicitação chega e o ciclo se repete o dia todo.

Apesar da rápida transformação digital na hospitalidade, muitos hotéis ainda gerenciam reservas FIT por meio de fluxos de trabalho manuais de e-mail. Para equipes de reservas que lidam com altos volumes de reservas, isso pode consumir horas todos os dias.

Sei disso em primeira mão porque comecei minha carreira na hotelaria em operações de reservas. Uma parte significativa do meu dia era gerenciar e-mails de reservas FIT e inserir reservas manualmente no PMS uma a uma. Além da carga de trabalho repetitiva, também significava menos tempo gasto em interação com hóspedes, oportunidades de upselling e tarefas operacionais de maior valor.

A realidade é que o negócio FIT continua comercialmente importante para os hotéis, mas operacionalmente, muitas equipes ainda o gerenciam com processos criados para outra era.

O Desafio Operacional com Reservas FIT

Embora a indústria hoteleira continue avançando para modelos de preços dinâmicos, os acordos FIT e tarifas estáticas ainda permanecem uma parte importante das estratégias de distribuição de muitos hotéis. Os hotéis continuam a negociar tarifas contratadas com parceiros de demanda selecionados, tais como:

• Operadores turísticos
• Empresas de gestão de viagens
• Bancos de camas
• Distribuidores atacadistas

Essas parcerias geram produção valiosa e alcance de mercado.

No entanto, enquanto as reservas OTA se tornaram em grande parte automatizadas através de channel managers e integrações de PMS, as reservas FIT em muitos hotéis ainda são tratadas manualmente por meio de comunicação por e-mail.

Isso cria vários desafios operacionais:

• Confirmações de reserva atrasadas
• Maior risco de erros de entrada manual
• Reservas duplicadas ou solicitações perdidas
• Eficiência reduzida para as equipes de reservas
• Visibilidade limitada nos fluxos de trabalho de reserva

Para hotéis que operam com equipas mais reduzidas e volumes de reservas crescentes, estas ineficiências tornam-se cada vez mais difíceis de gerir.

Uma Melhor Maneira de Gerenciar Reservas FIT

A boa notícia é que os hotéis não precisam necessariamente de novos sistemas, projetos caros de automação ou implementações de TI demoradas para resolver esse problema.

Se um hotel já trabalha com um channel manager e gerencia tarifas dinâmicas eletronicamente, a infraestrutura para automação de reservas FIT já existe em grande parte.

A peça que falta é a conectividade direta entre o hotel e o parceiro de demanda contratado.

Na HyperGuest, trabalhamos recentemente com a Archipelago Hotels e a WebBeds para automatizar o tratamento de reservas contratadas com tarifas FIT por meio da integração contratada da Hyperguest.

As tarifas FIT contratadas foram carregadas exclusivamente na plataforma HyperGuest e tornadas acessíveis apenas ao parceiro de procura aprovado, totalmente alinhadas com o acordo comercial entre ambas as partes.

Como resultado:

• As reservas FIT agora fluem diretamente para o PMS em tempo real
• As confirmações de reserva são geradas automaticamente
• As equipes de reservas não precisam mais processar manualmente solicitações por e-mail
• Parceiros de demanda recebem confirmação de reserva imediata e acesso à disponibilidade ao vivo

Operacionalmente, o processo agora funciona de forma semelhante a um fluxo de reserva OTA padrão através de um channel manager, mas para negócios FIT contratados.

Por que isso é importante para as operações hoteleiras

Para as equipes de reservas, o impacto vai além da simples redução da carga de trabalho manual.

Quando as equipes gastam menos tempo processando e-mails FIT e inserindo reservas manualmente, podem se concentrar em atividades que criam maior valor comercial, incluindo:

• Engajamento do hóspede
• Oportunidades de upselling
• Tempos de resposta mais rápidos
• Suporte de vendas diretas
• Otimização de receita

Ao mesmo tempo, os parceiros de demanda também se beneficiam de uma experiência de reserva mais suave e confiável através de:

• Confirmações em tempo real
• Tempos de resposta mais rápidos
• Visibilidade aprimorada do inventário
• Maior confiança na reserva

Isso cria relacionamentos operacionais mais fortes entre os hotéis e seus parceiros de distribuição contratados.

O setor está se movendo em direção à automação

A indústria hoteleira continua sob pressão para operar de forma mais eficiente, gerenciando equipes mais enxutas e expectativas crescentes dos hóspedes.

Para muitos hotéis, gerenciar manualmente reservas FIT por e-mail não é mais um processo operacional escalável. Isso aumenta a carga de trabalho administrativa, retarda os tempos de resposta e cria atritos desnecessários entre hotéis e seus parceiros de distribuição.

Os hotéis já automatizaram grandes partes do seu ecossistema de distribuição através de channel managers, conectividade CRS e integrações PMS. As reservas FIT não devem permanecer desconectadas dessa transformação.

Considerações Finais

O negócio FIT sempre foi comercialmente valioso para os hotéis. No entanto, muitas equipes de reservas ainda o gerenciam por meio de fluxos de trabalho altamente manuais que consomem tempo e criam atritos operacionais desnecessários.

Hotéis que modernizam esse processo hoje não estão apenas reduzindo a carga de trabalho administrativo, estão criando experiências de reserva mais rápidas, relacionamentos com parceiros mais fortes e operações de distribuição mais escaláveis.

A tecnologia para automatizar fluxos de trabalho de reservas FIT já existe. A verdadeira questão é por quanto tempo mais os hotéis querem que suas equipes de reservas passem horas dentro de uma caixa de entrada em vez de focar nos hóspedes e nas oportunidades de receita.