עדיין מנהלים הזמנות FIT בדוא"ל? למלונות יש אפשרות טובה יותר
רבים מהמלונות עדיין מעבדים הזמנות FIT מוסכמות ידנית דרך דוא"ל — מה שגורם לעיכובים, שגיאות, ועומס עבודה מיותר לצוותי ההזמנות. הנה h
אם אתה עובד בהזמנות מלונות, התהליך הזה כנראה מרגיש מוכר.
מייל מגיע משותף FIT שהוזמן. צוות ההזמנות בודק ידנית זמינות ומחירים. ההזמנה נכנסת למערכת ניהול הנכסים (PMS). אישור נשלח חזרה במייל.
ואז הבקשה הבאה מגיעה והמחזור חוזר על עצמו כל היום.
למרות המעבר המהיר לדיגיטל בתחום האירוח, רבים מהמלונות עדיין מנהלים הזמנות FIT דרך תהליכי עבודה ידניים בדוא"ל. עבור צוותי הזמנות המטפלים בנפחי הזמנות גבוהים, זה יכול לצרוך שעות בכל יום.
אני יודע את זה firsthand כי התחלתי את הקריירה שלי בתחום האירוח במבצעי הזמנות. חלק משמעותי מהיום שלי הוקדש לניהול מיילים של הזמנות FIT והזנת הזמנות ידנית למערכת ניהול הנכסים אחת אחת. מעבר לעומס העבודה החוזר, זה גם אומר פחות זמן המוקדש לאינטראקציה עם אורחים, הזדמנויות מכירה נוספות, ומשימות תפעוליות בעלות ערך גבוה יותר.
המציאות היא שהעסק FIT נשאר חשוב מבחינה מסחרית עבור מלונות, אך מבחינה תפעולית, צוותים רבים עדיין מנהלים אותו עם תהליכים שנבנו לעידן אחר.
האתגר התפעולי עם הזמנות FIT
למרות שתעשיית האירוח ממשיכה לדחוף לעבר מודלים של תמחור דינמי, הסכמים קבועים ותעריפי FIT עדיין מהווים חלק חשוב באסטרטגיות ההפצה של רבים מהמלונות. המלונות ממשיכים לנהל משא ומתן על תעריפים עם שותפי ביקוש נבחרים כמו:
- סוכנויות נסיעות
- חברות ניהול נסיעות
- בנקים לחדרים
- מפיצים סיטונאיים
שותפויות אלו מניעות ייצור יקר ערך והגעה לשוק.
עם זאת, בעוד שהזמנות OTA הפכו ברובן לאוטומטיות דרך מנהלי ערוצים ואינטגרציות PMS, הזמנות FIT בהרבה מלונות עדיין מטופלות ידנית דרך תקשורת בדוא"ל.
זה יוצר מספר אתגרים תפעוליים:
- אישורי הזמנה מעוכבים
- סיכון מוגבר של שגיאות בהקלדה ידנית
- הזמנות כפולות או בקשות שלא נענו
- יעילות מופחתת לצוותי הזמנות
- נראות מוגבלת ברחבי זרימות ההזמנה
עבור מלונות הפועלים עם צוותים קטנים יותר ונפחי הזמנות גדלים, חוסר היעילות הללו הופך להיות קשה יותר לניהול.
דרך טובה יותר לנהל הזמנות FIT
החדשות הטובות הן שלמלונות לא בהכרח צריך מערכות חדשות, פרויקטי אוטומציה יקרים או יישומים ארוכים של IT כדי לפתור את הבעיה הזו.
אם מלון כבר עובד עם מנהל ערוצים ומנהל תעריפים דינמיים באופן אלקטרוני, התשתית לאוטומציה של הזמנות FIT קיימת במידה רבה.
החלק החסר הוא חיבור ישיר בין המלון לבין שותף הביקוש המוסכם.
ב-HyperGuest, עבדנו לאחרונה עם מלונות ארכיפלגו ו-WebBeds כדי לאוטומט את הטיפול בהזמנות במחיר FIT שהוסכם דרך אינטגרציה עם Hyperguest.
המחירים המוסכמים של FIT הוזנו באופן בלעדי בתוך פלטפורמת HyperGuest והיו נגישים רק לשותף הביקוש המאושר, בהתאם להסכם המסחרי בין שני הצדדים.
כתוצאה מכך:
- הזמנות FIT זורמות כעת ישירות ל-PMS בזמן אמת
- אישורי הזמנה נ生成 באופן אוטומטי
- צוותי ההזמנות כבר לא צריכים לעבד בקשות דוא"ל באופן ידני
- שותפי הביקוש מקבלים אישור הזמנה מיידי וגישה זמינה חיה
מבחינה תפעולית, התהליך פועל כעת בדומה לזרימת הזמנות סטנדרטית של OTA דרך מנהל ערוצים אך עבור עסקי FIT המוסדרים.
למה זה חשוב לפעולות המלון
עבור צוותי ההזמנות, ההשפעה חורגת מעבר להפחתת העומס הידני.
כאשר צוותים מבלים פחות זמן בעיבוד מיילים FIT ובכניסת הזמנות ידנית, הם יכולים להתמקד בפעילויות שמייצרות ערך מסחרי גדול יותר, כולל:
- מעורבות אורחים
- הזדמנויות מכירה נוספות
- זמני תגובה מהירים יותר
- תמיכה במכירות ישירות
- אופטימיזציה של הכנסות
באותו הזמן, שותפי הביקוש גם נהנים מחוויית הזמנה חלקה ואמינה יותר דרך:
- אישורים בזמן אמת
- זמני סיבוב מהירים יותר
- שיפור נראות המלאי
- ביטחון הזמנה גבוה יותר
זה יוצר קשרים תפעוליים חזקים יותר בין מלונות לבין שותפי ההפצה המוסדרים שלהם.
התעשייה מתקדמת לעבר אוטומציה
תעשיית האירוח ממשיכה להתמודד עם לחצים לפעול בצורה יעילה יותר תוך ניהול צוותים מצומצמים וציפיות גוברות של אורחים.
עבור רבים מהמלונות, ניהול ידני של הזמנות FIT דרך דוא"ל אינו תהליך תפעולי בר קיימא יותר. זה מגדיל את העומס המנהלי, מאט את זמני התגובה ויוצר חיכוך מיותר בין המלונות לשותפי ההפצה שלהם.
מלונות כבר אוטומטיים חלקים גדולים מהאקוסיסטם של ההפצה שלהם דרך מנהלי ערוצים, חיבורי CRS ואינטגרציות PMS. הזמנות FIT לא צריכות להישאר מנותקות מהשינוי הזה.
מחשבות סופיות
עסקי FIT תמיד היו בעלי ערך מסחרי עבור מלונות. עם זאת, צוותי ההזמנות רבים עדיין מנהלים את זה דרך זרימות עבודה ידניות מאוד שגוזלות זמן ויוצרות חיכוך תפעולי מיותר.
מלונות המודרניזציה של תהליך זה היום לא רק מפחיתים את העומס המנהלי, אלא גם יוצרים חוויות הזמנה מהירות יותר, קשרים חזקים יותר עם שותפים, ופעולות הפצה ניתנות להרחבה יותר.
הטכנולוגיה לאוטומציה של זרימות עבודה להזמנות FIT כבר קיימת. השאלה האמיתית היא כמה זמן עוד רוצים המלונות שהצוותים שלהם יבלו שעות בתוך תיבת דואר במקום להתמקד באורחים ובהזדמנויות הכנסה.